Pośrednikiem (zwykle spółką z ograniczoną odpowiedzialnością) będzie zwykle firma świadcząca usługi osobiste pracownika, ale może to być również spółka osobowa, zarządzana firma usługowa lub inna osoba. Pracownik jest czasem nazywany wykonawcą.
Zasady pracy poza listą płac
Sposób stosowania zasad pracy pozapłacowej zmieni się 6 kwietnia 2021 r.
Przed 6 kwietnia 2021 r., Jeśli Twój pracownik świadczy usługi na rzecz klienta za pośrednictwem Ciebie:
- w sektorze publicznym klient musi zdecydować o Twoim statusie zatrudnienia
- w sektorze prywatnym musisz zdecydować o statusie pracownika
Od 6 kwietnia 2021 r. Wszyscy klienci z sektora publicznego oraz średni i duży klienci z sektora prywatnego będą odpowiedzialni za decyzje o statusie zatrudnienia Twojego pracownika. Obejmuje to niektóre organizacje charytatywne i organizacje trzeciego sektora.
Jeśli mają zastosowanie przepisy dotyczące pracy poza wynagrodzeniem, wynagrodzenie Twojego pracownika będzie podlegać opodatkowaniu i składkom na ubezpieczenie społeczne.
Zmiany w zasadach pozapłacowych miały wejść w życie 6 kwietnia 2020 r. Zostały one przesunięte do kwietnia 2021 r. Z powodu rozprzestrzeniania się pandemii koronawirusa (COVID-19). Opóźnienie ma pomóc firmom i osobom fizycznym w radzeniu sobie z ekonomicznymi skutkami COVID-19.
Opóźnienie we wprowadzeniu zmian nie stanowi anulacji.
Co oznaczają zmiany
Jeśli Twój pracownik świadczy usługi na rzecz klienta z sektora publicznego lub średniego lub dużego klienta z sektora prywatnego, to:
- powinni uzyskać od klienta określenie statusu zatrudnienia, a także przyczyny takiego ustalenia
- będą mogli kwestionować daną im determinację, jeśli się z nią nie zgadzają
Jeśli Twój pracownik:
- nie otrzymuje od klienta ustalenia statusu zatrudnienia
- świadczy usługi dla małych klientów z sektora prywatnego
Jeśli Twój pracownik nie uzyska statusu zatrudnienia
Może to wynikać z faktu, że świadczą usługi na rzecz małego klienta z sektora prywatnego, ponieważ zasady dla tych klientów się nie zmieniają. Twój pracownik może poprosić o potwierdzenie rozmiaru klienta, a klient będzie miał 45 dni na odpowiedź.
Jeśli klient potwierdzi, że jest to organizacja małej wielkości, jako pośrednik (zazwyczaj spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) będziesz odpowiedzialny za określenie statusu pracownika, aby sprawdzić, czy mają zastosowanie zasady pracy poza wynagrodzeniem.
Twoje obowiązki od 6 kwietnia 2021 r
Podatek i ubezpieczenie społeczne
Jeśli Twój pracownik świadczy usługi na rzecz małej organizacji prywatnej i mają zastosowanie przepisy dotyczące pracy poza wynagrodzeniem, będziesz odpowiedzialny za odliczenie podatku i ubezpieczenia społecznego od wynagrodzenia swojego pracownika i przekazanie ich do HMRC.
Przeczytaj więcej o zasadach pracy poza listą płac, jeśli Twój pracownik świadczy usługi małym klientom z sektora prywatnego .
Uznany pracodawca stanie się odpowiedzialny za odliczanie podatków i składek na ubezpieczenie społeczne i odprowadzanie ich do HMRC, jeśli:
- o statusie decyduje klient z sektora publicznego, średni lub duży klient
- obowiązują zasady pracy poza listą płac
Płacisz swojemu pracownikowi
Twój dochód za usługi Twojego pracownika zostanie już odliczony od podatku i składek na ubezpieczenie społeczne, jeśli oba:
- Twój pracownik świadczy usługi na rzecz organu publicznego lub średniego lub dużego klienta z sektora prywatnego
- obowiązują zasady pracy poza listą płac
Oznacza to, że kiedy płacisz pracownikowi, nie musi on ponownie płacić podatku i składek na ubezpieczenie społeczne od tych opłat.
Możesz to zrobić, płacąc jako:
- wynagrodzenie z listy płac – ale nie odliczaj podatku ani składek na ubezpieczenie społeczne
- dywidendy – nie trzeba ich odnotowywać w samoocenie pracownika
Ponieważ kwoty zostały już potraktowane jako dochód z pracy, zrobienie tego w ten sposób pozwoli uniknąć podwójnego płacenia podatku lub składek na ubezpieczenie społeczne.
Co zrobić, jeśli pracownik nie zgadza się z determinacją
Klient musi zdecydować o statusie zatrudnienia Twojego pracownika oraz o tym, czy mają zastosowanie przepisy dotyczące pracy poza wynagrodzeniem. Klient musi wtedy poinformować pracownika o swojej determinacji i jej powodach.
Jeśli Twój pracownik się nie zgodzi, będzie musiał:
- podać szczegóły dotyczące określenia statusu zatrudnienia, z którym się nie zgadzają
- podać powody, dla których się nie zgadzają
- przechowywać kopie wszelkich zapisów dotyczących nieporozumień
Nieporozumienie można podnosić do czasu dokonania ostatniej płatności za usługi pracownika.
Klient będzie miał 45 dni od daty otrzymania zgody pracownika na odpowiedź. W tym czasie płatnik powinien nadal stosować zasady zgodnie z pierwotnym postanowieniem klienta.
Jeśli określenie statusu zatrudnienia nie uległo zmianie, klient będzie musiał powiadomić o tym pracownika.
W przypadku zmiany statusu zatrudnienia, klient będzie musiał:
- nadaj pracownikowi nowe określenie statusu
- potwierdzić, od której daty ustalenie jest ważne